Mengirim Email? Cek 6 Hal ini Lebih Dulu

Sending sms

Peran email dalam dunia kerja saat ini masih dianggap penting dalam menjalankan bisnis. Email juga menjadi jalan utama kita berkomunikasi dengan satu sama lain. Lupakan sms, telepon, dan sosial media (mereka memang penting), namun mereka belum memiliki nilai yang lebih penting daripada email. Pelaksanaan bisnis bisa dibilang bergantung pada media email yang kita gunakan. Kita menggunakannya untuk mendiskusikan kesepakatan bisnis, menetapkan gaji, dan bahkan untuk merekrut karyawan.

Namun sayangnya kita masih seringkali melakukan kesalahan dalam mengirimkan email. Perasaan bersalah sering menghinggapi diri karena kurang berpikir panjang tentang isi pesan yang dikirim. Berikut ini ada beberapa tips yang wajib diingat sebelum mengirimkan email:

  1. Apakah sudah ditujukan ke orang yang benar?

Ini adalah salah satu hal krusial yang harus diperhatikan di awal. Pastikan kamu sudah mengecek alamat email penerima ditujukan ke orang yang dimaksud. Seringkali kita mengetikkan nama depan si penerima email kemudian salah memilih karena ada beberapa kontak dengan nama depan yang sama. Selalu cek berulang kali terutama jika kamu akan mengirimkan email yang berisi complain atau hal yang bersifat sangat internal antara kedua belah pihak.

  1. Apa daftar CC dan BCCnya sudah benar?

Kesalahan ini juga kadang terjadi. Ketika mereply email, kamu lupa mengecek siapa saja daftar penerima emailmu. Kadang kamu tak sadar bahwa alamat email klienmu masih tercantum di daftar CC padahal kamu sedang membicarakan masalah internal dengan manajermu, misalnya. Selalu cek ulang mulai dari alamat penerima, subjek, isi surat, hingga signature.

  1. Apakah ada kesalahan penulisan?

Jangan percaya pada spell checker! Ketika sudah melibatkan masalah teknis, nama, bisnis, dan grammar, lakukan pengecekan akhir untuk memastikan sudah tertulis dengan benar. Lakukan kebiasaan membaca ulang semua pesanmu dan perhatikan jika ada kata-kata yang salah tulis.

BACA JUGA: 8 TIPS MUDAH DEKORASI RUANG KERJA YANG HARUS DIKETAHUI

  1. Apakah kamu mengatakan sesuatu yang bisa disalahartikan?

Email adalah media yang berfungsi untuk bertukar informasi, mengajukan pertanyaan, atau mendiskusikan progress sebuah projek. Ini sempurna karena membuat informasi terseebar dengan cepat dan efektif. Jika kamu akan mengirimkan pesan yang beresiko akan menyinggung perasaan seseorang atau menyebabkan konflik, sebaiknya komunikasikan lewat telepon. Email adalah cara yang buruk untuk menghadapi orang lain.

  1. Sudah ada kontak telepon atau ponsel yang bisa dihubungi?

Hal ini tentu sangat penting mengingat orang akan sangat jarang membaca ulang email yang masuk untuk kedua kalinya. Pastikan kamu mencantumkan nomor kontak yang bisa dihubungi, dengan begitu mereka bisa menghubungimu kapan saja. Mencantumkan signature membuat emailmu menjadi lebih resmi dan kredibel.

  1. Kamu yakin?

Sebelum mengklik tombol send, tanyakan kembali pada dirimu: apa kamu yakin? Jika masih menemukan keraguan dalam mengirimkannya, atau jika kemungkinan isi pesannya dapat membuat orang lain terganggu, sebaiknya tunggu selama satu jam untuk member waktu berpikir. (Pada Gmail, pesan akan otomatis tersimpan dalam Drafts). Jika merasa tidak yakin tentang isi emailnya, lebih baik lakukan komunikasi via telepon. Jangan kirimkan email berikutnya kecuali kamu yakin tentang hal itu.

Enam tips mudah di atas agar sebaiknya selalu kamu ingat sebelum benar-benar mengirimkan email. Meskipun nampak sepele namun ketelitian dalam memeriksa dapat semakin memudahkanmu terhindar dari kesalahan-kesalahan yang bisa berakibat fatal. Selain tips-tips bermanfaat di blog kami, kamu bisa mengikuti informasi terkini tentang lowongan kerja hanya di www.jobs.id