8 Tips Mudah Mengelola Media Sosial di Tempat Kerja

facebook at work

Rasanya masih beberapa tahun lalu kita semua hidup dengan kehadiran komputer yang belum memiliki kemampuan terkoneksi dengan internet. Hanya dalam waktu sekejap, saat ini semua karyawan, baik sedang di kantor maupun tidak, memiliki akses internet yang sangat cepat melalui smartphone, laptop, iPad ataupun melalui desktop komputer mereka. Media sosial juga baru saja mewabah beberapa tahun yang lalu dan sekarang, seluruh pelosok dunia telah menjadi sangat terbuka dan transparan perihal penyebaran informasi personal secara online. Hal ini membuat mereka selalu membagikan setiap detik kehidupannya kepada khalayak.

Reputasi sebuah organisasi bisa saja rusak dikarenakan ocehan salah satu karyawan yang menggunakan media sosial untuk berkeluh kesah tentang pekerjaan mereka. Hal itu juga bisa menurunkan produktifitas kerja jika penggunaan media sosial yang terlalu tinggi pada saat jam kerja. Seorang manager yang baik akan bekerjasama dengan para karyawannya untuk memanfaatkan media sosial sebagai strategi meningkatkan branding, meningkatkan exposure serta jangka panjangnya bisa meningkatkan penjualan Simak tipsnya berikut ini:

 Mengetahui Karakteristik Media Sosial

Anda sebagai manager/bos perlu untuk mengikuti perkembangan teknologi yang berubah dengan pesat dan memerhatikan semua metode dari sharing informasi secara online. Facebook, Twitter, Google+, Pinterest dan Instagram adalah contoh produk sosial yang muncul beberapa tahun terakhir. Para atasan perlu untuk memahami semua karakteristiknya agar mampu menyusun strategi penggunaan platform media sosial dan memahami bagaimana karyawan Anda menggunakannya.

 Ambil Sikap

Sebuah organisasi perlu untuk menentukan pendekatan terbaik dalam memonitor dan menggunakan media sosial di tempat kerja. Hal ini termasuk membuat keputusan tentang kebijakan karyawan untuk melakukan aktifitas media sosial ketika jam kerja. Seperti misalnya, ada beberapa perusahaan yang melakukan blocking ke situ Facebook selama jam kerja untuk menjaga agar karyawanmu tetap fokus bekerja. Banyak perusahaan yang kurang bisa memonitoring durasi para karyawan dalam melakukan aktifitas di jejaring sosial. Jika Anda termasuk salah satunya, sebaiknya segera cari tools tersedia yang bisa melacak pemakaian internet. Ada alat/aplikasi reporting yang bisa memberi tahu Anda apa saja web yang mereka buka dan durasi pemakaiannya. Coba tanyakan ahli IT untuk membantu mengindentifikasi tools monitorting terbaik untuk perusahaanmu.

 Tetapkan Ekspektasi Media Sosial

Setelah perusahaan menentukan peratutan penggunaan sosial media bagi para karyawan, penting untuk mengkomunikasikan ekspektasi perilaku kepada mereka. Harus ada kesepahaman yang jelas tentang apa yang bisa dan tidak bisa ditoleransi oleh perusahaan. Contohnya, apakah karyawan diperbolehkan mengirim tweet atau update status Facebook ketika jam kerja? Para karyawan harus tahu dan mengerti apa saja yang bisa mereka lakukan dan apa saja yang tidak.

 Rancang Kebijakan

Menulis kebijakan dan prosedur membantu untuk membuat semua orang memiliki pemahaman yang sama jadi menulis peraturan/kebijakan bermedia sosial dapat membantu menjaga konsistensi. Kebijakan media sosial meliputi hal-hal seperti pentingnya menjaga informasi rahasia tentang perusahaan atau dengan tidak memperbolehkna memposting gambar kantor secara online. Selalu ingat bahwa sebuah peraturan tidak dibuat untuk dilanggar, tapi untuk ditegakkan.

BACA JUGA: 10 ALASAN PENTING PENCARI KERJA HARUS MENGGUNAKAN SOSIAL MEDIA

 Latih Karyawan

Para karyawan harus di training mengenai peraturan bermedia sosial dan diajarkan konsekuensi dari tidak menaati peraturan. Ini juga menjadi waktu yang baik untuk membagikan informasi mengenai posisi perusahaan dalam tren media sosial dan tujuannya dalam penggunaan media sosial untuk mendapatkan pelanggan baru.

 Kelola Performa Karyawan

Karyawan yang sibuk mengerjakan tugasnya di kantor akan memiliki sedikit waktu untuk bermain-main di dunia maya/media sosial. Gunakan performance management yang terstruktur unruk memastika karyawan telah mengupdate job description, menulis target karyawan dan ekspektasi performa yang jelas. Jika para karyawan sampai memiliki waktu senggang untuk berselancar di dunia maya kemungkinannya mereka kurang dikelola dengan baik. Lakukan training untuk management performa dengan manager lainnya.

Berpartner dengan Karyawan

Temukan cara bekerjasama dengan karyawan untuk membantu memasarkan produk dan servis organisasi. Contohnya, Anda bisa meminta karyawan untuk membagikan informasi tentang program promo baru perusahaan pada teman Facebook mereka. Bentuk program insentif untuk karyawan agar para customer mengetahui informasi dari produk dan servis baru yang dimiliki. Manfaatkan juga forum-forum public online untuk menyebarkan penggunaan media sosial yang positif.

Kelola Karyawan yang Hobi Nyinyir di Media Sosial

Tipe karyawan yang seperti ini membuat suasana kerja menjadi tidak menyenangkan dan terasa menantang. Latih para supervisor untuk mempelajari teknik mengelola performa kerja karyawan dan memonitor kepuasaan karyawan supaya meminimalisir kerusakan citra perusahaan Anda di tangan karyawan Anda sendiri. Kerjasama dengan para karyawan dalam penyelesaian masalah dan berikan persepsi. Tentunya juga didukung dengan tetap melakuka komunikasi organisasi secara terbuka dan menjadi proaktif pada karyawan terkait isu-isu yang sedang terjadi.

Media sosial akan selalu hadir jadi langkah terbaik adalah untuk memanfaatkan dengan baik teknologi yang ada serta bekerjasama dengan karyawan untuk mendapatkan keuntungan dalam jangkauan yang lebih luas. Bekerjasamalah dengan karyawan untuk mengelola waktu, dan tentukan ekspektasi perilaku yang jelas.