10 Tips Manajemen Waktu di Tempat Kerja

Time-Management

Apakah kamu mengalami kesulitan dalam mengatur waktu kerja? Semua pekerjaan terasa terus-menerus menumpuk tanpa pernah berakhir. Kamu merasa sudah melakukan banyak hal namun kerjaan tetap belum selesai semua? Berikut ini saran singkat untuk meningkatkan produktifitas dan manajemen waktu di tempat kerja:

Tanyakan pada Diri Sendiri

Akan sangat mudah untuk terjebak dalam kegiatan yang sesungguhnya mengalihkan pekerjaan pentingmu. Selalu tanya pada dirimu, “Apakah ini kegiatan yang tepat untuk dilakukan saat ini?” Jika tidak, berhenti lakukan itu dan fokuskan diri pada aktivitas yang lebih produktif dan bermanfaat

Tutup Pintu

Jika kamu merasa sulit menyelesaikan pekerjaan karena banyak distraksi dari orang-orang yang keluar masuk ruanganmu, jangan ragu tutup pintu ruanganmu untuk mengurangi gangguan. Tentu hal itu tidak dilakukan sepanjang hari namun ini bisa jadi teknik ampuh ketika kamu membutuhkan konsentrasi penuh selama 1-2 jam.

Singkirkan Gadget

Alihkan panggilan telepon ke voice mail dan matikan notifikasi emailmu. Cukup cek pesan satu kali di pagi hari, setelah makan siang, dan sebelum pulang kantor. Kamu akan tetap berkesempatan menjawab pesan penting namun juga menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.

Bersihkan Pandangan

Beberapa orang sulit untuk fokus karena adanya tumpukan dan timbunan dari berkas-berkas pekerjaan yang harus dikerjakan. Singkirkan mereka dari meja kerjamu dan tempat terlihat lainnya, taruh berkas pekerjaan hanya yang saat ini sedang dikerjakan. Dengan begitu, mata dan perhatianmu tak akan gampang teralihkan.

Write It Down

Jika pikiranmu tetap tak bisa konsentrasi dan kamu tetap memikirkan ribuan pekerjaan lainnya yang harus dikerjakan hari ini, siapkan sticky notes di meja kerjamu dan tulis semua list pekerjaan yang muncul di pikiranmu. Mengosongkan pikiran dengan menuangkannya dalam tulisan akan membuatmu tetap fokus pada pekerjaan yang saat ini sedang dilakukan, tanpa takut lupa dengan pekerjaan penting lainnya.

write down

Mengorganisir To-do List

Daripada menumpuk semua kertas kerja dalam satu kotak, lebih baik buat beberapa seri dari file-file dalam rak atau partisi dalam meja kerjamu dengan berbagai tipe to-do. Mungkin kamu bisa membaginya ke berbagai folder seperti “to file” atau “to read”, dan bagian lainnya untuk “to contact” atau apapun yang sesuai dengan pekerjaanmu. Ketika kamu menerima tumpukan berkas baru, sempatkan untuk memisah-misahkan mereka ke dalam folder yang sudah dirancang sesuai dengan aktivitas yang harus dilakukan dengan pekerjaan tersebut.

BACA JUGA: 5 CARA AMPUH MENINGKATKAN MOTIVASI KERJA

Jadwalkan

Setelah dapat mengorganisir tumpukan berkas-berkas pekerjaan dengan baik, ternyata tumpukan tersebut tetap belum mampu diselesaikan tepat waktu. Coba untuk menjadwalkan setiap pekerjaan pada kalendermu. Disiplin untuk menyelesaikan setiap pekerjaan sesuai waktu yang telah ditentukan dan kamu akan kaget betapa cepatnya kamu mampu menyelesaikan semuanya.

Kurang dari 30 Detik

Tidak semua pengerjaan task kerja dilakukan dalam durasi yang sama. Ada beberapa yang dapat diselesaikan dengan sangat cepat (seperti membookmark website, mengisi ulang stok kartu nama, atau menyimpan kontak penting dalam address phoneme). Ketika ada sebuah pekerjaan yang harus dikerjakan, tanyakan pada dirimu apakah bisa dikerjaan dalam waktu 30 detik atau kurang dari itu. Jika memang bisa, lakukan, selesaikan semuanya.

Kadang, Perlu untuk Menunda Pekerjaan

Tips yang satu ini memang sedikit berkebalikan dengan yang sebelumnya. Tak semua pekerjaan yang datang harus dikerjakan saat itu juga. Pisahkan item-item pekerjaan yang tidak mendesak dan tak ada batas akhir pengerjaannya. Masukkan dalam sebuah folder dan pisahkan selama beberapa hari, kemudian kerjaan semuanya dalam satu waktu, setelah pekerjaan penting terselesaikan.

Lakukan Pekerjaan yang Sejenis

Berpindah-pindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain tentu akan sangat membuang waktumu. Jika kamu harus menulis laporan kemudian menelepon klien lalu mengirim email dan kembali harus menulis laporan lagi, otakmu harus bekerja keras dalam setiap aktivitas yang dilakukan. Akan lebih baik selesaikan semua pekerjaan yang sejenis sebelum beralih ke tugas selanjutnya. Lakukan semua pengiriman emailmu, kemudian baru lakukan telepon klien sana-sini, dsb. Dengan begitu kamu akan lebih cepat menyelesaikan semua tugas tepat waktu.

Semua pekerjaanmu adalah mudah jika kamu tahu cara mengerjakannya dengan efisien dan melakukan manajemen waktu yang baik selama di tempat kerja. Selamat mencoba!

Buat kamu yang mencari informasi kerja buka saja jobs.id